Cualquier prestador de servicios de salud puede experimentar cambios en su operación a lo largo de los años: puede trasladarse de sede, abrir una nueva, modificar horarios o incorporar nuevos servicios, entre otros. Y aquí surge una pregunta fundamental: ¿qué cambios debo reportar obligatoriamente a la Secretaría de Salud?
En Colombia, los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) tienen la obligación de mantener actualizada determinada información y reportar las novedades correspondientes ante la entidad departamental o distrital de salud competente.
¿Qué se considera una novedad?
Las novedades pueden estar relacionadas con el prestador, sus sedes, los servicios habilitados o su capacidad instalada.
Entre los cambios que requieren reportar la correspondiente novedad se encuentran:
- Cambio de domicilio, nomenclatura, razón social o datos de contacto.
- Cambio de representante legal.
- Apertura o cierre de una sede.
- Cambio de responsable, director, gerente o administrador de una sede.
- Cambio de sede principal.
- Apertura de un nuevo servicio.
- Cierre temporal, reactivación o cierre definitivo de un servicio.
- Apertura o cierre de modalidades de prestación.
- Cambio de complejidad, cuando corresponda.
- Modificación del horario de prestación de un servicio.
- Traslado de servicios.
- Cambios relacionados con la capacidad instalada, como camas, consultorios, salas o ambulancias, según corresponda.
¿Cómo se reportan estos cambios?
El reporte de novedades se gestiona a través del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y, dependiendo del tipo de novedad, puede requerir documentos de soporte y actuaciones presenciales ante la Secretaría de Salud departamental o distrital correspondiente.
No todos los cambios tienen exactamente el mismo procedimiento. Por eso, antes de realizar una modificación importante en la operación, es recomendable verificar qué tipo de novedad corresponde y cuáles son sus requisitos.
¿Por qué es importante mantener actualizado el REPS?
El REPS permite consultar información sobre los prestadores y los servicios de salud habilitados en Colombia. Mantener información desactualizada puede generar inconsistencias frente a las condiciones reales de operación y eventualmente dar lugar a actuaciones de inspección, vigilancia y control.
Además, algunos cambios pueden afectar directamente las condiciones bajo las cuales fue habilitado un servicio.
Reportar las novedades también hace parte de la habilitación
La habilitación no termina cuando un prestador de servicios de salud obtiene su registro inicial. Mantener actualizada la información y reportar oportunamente las novedades hace parte de las responsabilidades del prestador.
En HBSS Habilitación y Soluciones en Salud acompañamos a los prestadores de servicios de salud en la identificación y gestión de novedades ante el REPS y las entidades territoriales de salud, ayudándoles a mantener actualizada su información básica, sus servicios organizados y conforme con la normativa colombiana vigente.
