Suele ser una constante que la dinámica tecnológica y económica de los países tiene una velocidad, en tanto que la de la legislación resulta más lenta. No obstante, en materia de salud, el país ha intentado actualizar las normas del sector y armonizarlas con las directrices de la OMS, de la OPS y del avance tecnológico, para mantenerse a la vanguardia.
En la actualidad, prácticamente todas las IPS y profesionales independientes utilizan herramientas tecnológicas no solo en la parte asistencial sino en la administrativa, no siendo una excepción el registro de la atención de sus pacientes; entre otras cosas, por la tendencia mundial de reducir drásticamente el uso de papel y manejar la mayor cantidad de documentos posible en medios digitales. Sin embargo, surge una pregunta frecuente: ¿es legal manejar historias clínicas únicamente de forma digital en Colombia?
La respuesta es sí. La normativa colombiana permite utilizar medios electrónicos para elaborar, almacenar y conservar historias clínicas, siempre que se cumplan las condiciones legales de seguridad, confidencialidad y conservación de la información.
¿Qué establece la normativa colombiana?
En armonía con el desarrollo de la tecnología de la información en el mundo, la Resolución 1995 de 1999, en su artículo 18, incorpora la posibilidad de que los prestadores de servicios de salud puedan utilizar medios técnicos para registrar y conservar historias clínicas, teniendo en cuenta cumplir en todo momento las características básicas de estas, como son: Integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad, adicionadas con materias como confidencialidad y habeas data, entre otros aspectos relevantes.
Por su parte, la Ley 2015 de 2020, aprovechando la masificación del uso de la historia clínica en formato digital, regula la interoperabilidad de la historia clínica electrónica, promoviendo el intercambio seguro de información entre los actores autorizados del sistema de salud.
Esto significa que no es obligatorio imprimir cada historia clínica cuando se cuenta con un sistema electrónico que cumple los requisitos aplicables.
¿Qué requisitos debe cumplir una historia clínica digital?
No basta con almacenar documentos en un computador. El sistema utilizado debe garantizar aspectos fundamentales como:
- Confidencialidad: impedir el acceso de personas no autorizadas.
- Integridad: proteger los registros contra alteraciones indebidas.
- Trazabilidad: identificar quién realiza los registros y cuándo.
- Disponibilidad: permitir consultar la información cuando sea necesario.
- Conservación: mantener los documentos durante los plazos legales.
- Seguridad: implementar mecanismos para prevenir pérdidas, accesos indebidos o destrucción de información.
Además, deben cumplirse las disposiciones sobre protección de datos personales y los requisitos de interoperabilidad aplicables.
¿Qué sucede con las historias clínicas antiguas en papel?
Es importante tener en cuenta que, independientemente del medio en el cual se capture la información sobre la atención a los pacientes, ya sea físico o digital, la ley establece un período mínimo de conservación de la historia clínica de veinte (20) años, por lo que la implementación de un sistema digital no autoriza automáticamente a destruir los documentos físicos existentes.
En este orden de ideas, los prestadores de servicios de salud deben contemplar la necesidad, no solo de almacenar las historias físicas, sino de contar con la capacidad suficiente de almacenamiento digital, para la conservación por mínimo 20 años de las historias clínicas de sus pacientes.
La digitalización también implica responsabilidad
Utilizar historias clínicas electrónicas puede facilitar la organización documental, mejorar el acceso a la información y fortalecer la continuidad de la atención.
Sin embargo, la responsabilidad de custodiar y proteger la historia clínica continúa siendo del prestador de servicios de salud.
En HBSS Habilitación y Soluciones en Salud apoyamos a IPS y profesionales independientes en la revisión de sus procesos de habilitación y gestión documental, contribuyendo al cumplimiento de la normativa colombiana y a una atención segura para los pacientes.
